Punca terjadi ‘MissManagement’.

Dalam beberapa minggu ni, saya mengambil masa memberi perhatian terhadap ‘keseluruhan cara pengurusan’. Melalui pemerhatian, saya dapati ada (atau muncul) beberapa perkara yg secara tak sengaja atau tak sedar – membawa kepada urusan jadi tersekat, tergendala, bermasalah dsb.

1. Pengendalian Email.

Dulu saya rasa; serah akaun email bertugas pada staff, bagi password, bagitau itu ini serba-sedikit… Dah. Tapi bila re-checking; ternyata ia tidak semudah itu!

Apa yg saya dapati; seseorang yg ditugaskan mengendali email (bisnes ini) – akan disulami ‘gumpalan’, ‘berterabur’, tak tersusun – sekiranya tidak diberi tunjuk ajar dan latihan sewajarnya. Email datang dari pelbagai sudut, dan apa jawapan nak diberi??… serta mana ‘Link’ kepada webpage aksesnya?? – merupakan antara perkara memeningkan kepada yg bertugas!

Ini kerana bisnes bukan terhadap 1 subjek sahaja (product), tetapi ada beberapa! Dan email juga; beberapa! (admin@firnena.com, firnenas@gmail.com, admin@rokokresdung.com, personel@ersante.com, dsb.) Kemudian ada pula email forwarding, subject reply to, auto respond on / off, dan sebagainya pula! Ditambah lagi dengan Google dulu ni asyik selalu upgrade upgrade upgrade… sampai jadi konfius! kat mana??… Dulu tekan reply, muncul depan2 kotak replynya, jelas dan kukuh. Senang. Sekarang, muncul kotak kecik – yg ada kala boleh terselindung tanpa disedari (bila kita tertekan subjek lain). Mudah hilang… Lepas tu; kecik sangat tulisannya… (macam tersorok pun ada.)

Itulah dia, gmail yg dulunya mudah saja bagi sesiapa, jadi keliru akibat melalui pelbagai proses upgrade. Mungkin perlu bagi mereka (google) sebab bisnes perlukan pelbagai kemudahan untuk memudahkan urusan dengan pelanggan. Dengan sebab itulah pelbagai upgrade perlu di-install. Namun… bagi saya; orang2 lama dulu pun berbisnes jugak…(online). Sistem sedekad dulu – ok je… Maju bisnes jadinya. Tak ada masalah pun demand upgrade. (google nak lawo kot…? upgradenya.)

Ditambah lagi dengan Google apps, serupa tak ada beza dengan gmail, tapi khas untuk berbisnes. Lebih profesional. Maka ada terjadi sesetengah kes: admin@firnena.com tak terima (mail pelanggan), tapi firnena@gmail.com terima!… Sama tapi tak terima. (saya diberitahu; kena adjust smtp portnya… apa benda tu??) Tapi dulu takde pun seteruk ini konfigurasi-nya.

(Anyway, terima kasih Google; sebab dengan adanya apps, email yg menggunakan @company sendiri – dapat view dengan system gmail. Jadi; tak payah pening sangat nak train staff memandangkan system gmail ni ramai juga yg dah biasa… Dan free: pada semua client yg install sebelum google apps dirasmi – berbayar. Mahal, bulanan / tahunan. Kira aku beruntung le… antara terawal dan ada 3-4 email apps camtu.)

Yahoo mail – pernah membuat setting (upgrade) bagi mengurangi spam. Lalu affect (terkena bidas) beberapa borang online yg menggunakan script code lama. … email pesanan dihantar tak sampai (tak masuk ke inbox). Hilang…!

Ketika itu, (sekitar awal 2014 kalau tak silap, tapi dlm tahun tu) adalah ‘Revolusi Yahoo’ men-upgrade sistemnya (keseluruhan). Mengakibatkan; terjejas beberapa scripting (code) berkaitan pembayaran. (…memang bahaya.) Sepertinya: Borang Order… (tanpa disedari kena marah dgn pelanggan, kata; “I want my money back. Sebab you guys tak send pesanan I! Dan dekat sebulan, tau??!”)

Yg berlanjutan merosakkan software Affiliate kegunaan ramai (malaysia) – kerana pembeli yg guna email yahoo; tak lepas! (Hilang.) Dalam email kita tak ada, dalam email dia pun sama takde. Tapi masing2 tidak menyedarinya… agen affiliate pula (penjual online yg kutip komisen); akan sangka buruk – kita ada ‘konspirasi payment’ – iaitu plan sengaja tak mau bayar dgn jujur. Sebab: baru tadi dia confirm dapat sorang; buyer… email yahoo. (and then how can u say none?!) Terasa benar dia; plan nipu tu gagal. Sebab jelas sangat nampak: beza penyata penerimaan income dalam 2-3 bulan (lepas yahoo upgrade) ni… Dijangka sales (komisen) naik, alih2 merundum pula jadinya… (how can this be true???)

But it’s true… paling teruk terjejasnya: income kita!

Kemudian kita ada ‘cloud’ mail. Lalu terjadinya smartphone yg ‘ringgg’ bunyi alert kemasukan email – dan dia (pengguna) bergantung harap pada ‘ringgg!’ ini sahaja untuk sedarkan diri – ada email masuk! Dia percaya sistem cara ni takkan mungkin ada masalah. Semua email – gerenti. Sebab: company smartphone & telecom turut sama terbabit tambah – membuatkan dia percaya(!) – dengan iklan promosi besar-besaran, meyakinkan. (semua orang tkde masalah pon!…) Lepas tu bila tergerak hati bukak laptop, login email; mendapati ada beberapa email penting tak terusik, tak dijawab – berbulan lamanya!

(Petang tadi ada kawan saya yg guna smartphone – tak tahu nak check caller punya number. Ditunjuk pada saya; saya pun tak tau kat mana. Belek punya belek, dia, saya… at last; catit / key in sendiri number dlm phone dia – kemudian save. / Biasa dulu pakai tulis kat tangan… carik kertas… pinjam pen dekat kedai.)

Ringkas kata: perkara menguruskan email ni; tidak lagi boleh dipandang ringan (gitu-gitu saja). Staff bertugas – perlu diberi latihan. Perlu berlatih. (Jadi mahir, biasakan diri dengan sistem.)

Re-checking ini boleh juga dikatakan revolusi dari pihak saya pula – bertujuan menjadi segala urusan (terutama dengan pelanggan) – sah diterima dibaca, serta diuruskan baik. Setakat ni, serasanya sistem bisnes semua dah ok. Repaired. (Sekira ada yg masih dilanda masalah; harap beritahu apa, di mana tak kena.)

Pangkalnya: satu… satu. Saya akan usahakan baik-pulih; slow and steady. (Sebab taktik buat semua itu ini, serentak – tak berkesan! Celaru jadi. Kalau siap pun; serkap-jarang… Lepas tu nak kena re-check lagi! Tak payah.)

~ (camne masih ramai kata: niaga online ni senang…(?) … Senang ker?… Cuba baca artikel ni betul2, faham. … dulu lagi banyak… senang.)

Pihak saya menghargai kesudian anda berurusan; maka disebab itulah proses kemaskini (re-checking) ini diusahakan. Terima kasih diatas kerjasama anda memahami. Diharap terus setia bersama.

Next: part 2 – jawab menjawab dan berurusan di facebook pula.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...